1. Wanneer gelden deze voorwaarden?
Deze algemene voorwaarden gelden voor alle offertes, afspraken en samenwerkingen tussen Sportrent en de organisator van een sportevenement (de opdrachtgever).
Eventuele voorwaarden van de opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij we dat vooraf schriftelijk hebben afgesproken.
2. Offertes en afspraken
- Onze offertes zijn vrijblijvend en meestal 30 dagen geldig.
- Een opdracht is definitief zodra de offerte schriftelijk of per e-mail is bevestigd.
- Wij gaan ervan uit dat de opdrachtgever bevoegd is om deze opdracht te verstrekken.
3. Wat doen wij?
Onze diensten kunnen onder andere bestaan uit:
- Tijdwaarneming (bijvoorbeeld met chips, tags of andere systemen)
- Productie, levering of verhuur van startnummers
- Verwerking en aanlevering van uitslagen
- Eventuele ondersteunende software of data
Welke diensten precies worden geleverd, staat in de offerte of opdrachtbevestiging.
4. Prijzen en betaling
- Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
- Betalingstermijnen staan op de factuur en dienen te worden nageleefd.
- Bij te late betaling mogen wij wettelijke rente en eventuele incassokosten in rekening brengen.
- Een factuur mag niet worden opgeschort vanwege klachten, tenzij dit vooraf is afgesproken.
5. Annuleren door de opdrachtgever
Het annuleren van een evenement of opdracht is vervelend, maar brengt vaak al gemaakte kosten met zich mee. Daarom gelden de volgende regels:
- Annuleren kan alleen schriftelijk (per e-mail is voldoende).
- Bij annulering brengen wij een deel van de afgesproken kosten in rekening:
- Meer dan 90 dagen vóór het evenement: 30% van het totaalbedrag
- Tussen 30 en 90 dagen vóór het evenement: 60% van het totaalbedrag
- Binnen 30 dagen vóór het evenement: 100% van het totaalbedrag
- Kosten die al gemaakt zijn (zoals drukwerk van startnummers, bestelde materialen of personeelsinzet) worden altijd doorberekend, ook als het evenement niet doorgaat.
6. Afgelasting of wijziging van het evenement
- Wordt het evenement door de organisator afgelast, ingekort of verplaatst, dan blijven de afgesproken kosten in principe verschuldigd.
- Wijzigingen in datum, locatie of opzet moeten zo snel mogelijk worden doorgegeven.
- Extra werkzaamheden of kosten als gevolg van wijzigingen mogen wij doorberekenen.
7. Annulering door Sportrent
In uitzonderlijke situaties (zoals overmacht, extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen of plotselinge uitval van essentieel personeel) kan het voorkomen dat wij een opdracht niet kunnen uitvoeren.
- In dat geval zijn wij niet aansprakelijk voor gevolgschade.
- De opdrachtgever betaalt alleen de kosten die op dat moment al daadwerkelijk zijn gemaakt.
8. Materiaal en eigendom
- Tijdwaarnemingsmateriaal, chips en andere middelen blijven eigendom van Sportrent, tenzij anders afgesproken.
- Gehuurd of geleend materiaal moet netjes en op tijd worden geretourneerd.
- Bij verlies of schade kunnen wij de vervangingskosten in rekening brengen.
9. Aansprakelijkheid
- Wij doen ons uiterste best om correcte tijdwaarneming en resultaten te leveren, maar kunnen niet garanderen dat alles altijd foutloos verloopt.
- Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de opdracht of tot wat onze verzekering uitkeert.
- Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste inkomsten of claims van deelnemers.
10. Persoonsgegevens
Voor tijdwaarneming en uitslagen verwerken wij persoonsgegevens van deelnemers.
Dit doen wij zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving (AVG). Gegevens worden alleen gebruikt voor het evenement en bijbehorende diensten.
11. Overmacht
Bij overmacht (zoals extreme weersomstandigheden, pandemieën, overheidsbesluiten of andere situaties buiten onze invloed) mogen wij onze verplichtingen opschorten of beëindigen zonder schadevergoeding.
12. Recht en geschillen
- Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
- Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, in de regio waar Stichting 40Mijl is gevestigd.