Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle diensten van Sportrent (onderdeel van Stichting 40Mijl)

1.1 In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679)
Opdrachtgever: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruik maakt van de diensten van Sportrent
Sportrent: Handelsnaam van Stichting 40Mijl, gevestigd te Den Ham
Diensten: Alle door Sportrent geleverde tijdregistratie-, timing- en aanverwante diensten
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
Verwerking: Elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens
Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die leidt tot vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking van persoonsgegevens
Sub-verwerker: Een derde partij die in opdracht van Sportrent persoonsgegevens verwerkt

2.1 Deze verwerkersovereenkomst is automatisch van toepassing op alle overeenkomsten waarbij Sportrent persoonsgegevens verwerkt namens Opdrachtgever.
2.2 Deze verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van de hoofdovereenkomst en/of algemene voorwaarden tussen partijen.
2.3 Bij tegenstrijdigheid tussen bepalingen in deze verwerkersovereenkomst en de hoofdovereenkomst, prevaleren de bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

3.1 Sportrent verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Opdrachtgever voor de volgende doeleinden:
Tijdregistratie en -waarneming tijdens sportevenementen
Deelnemersregistratie en -administratie
Verwerking en publicatie van uitslagen
Live timing services
Communicatie met deelnemers
Archivering van wedstrijdresultaten voor historische doeleinden
3.2 De categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt betreffen:
Identificatiegegevens (naam, geboortedatum, geslacht, nationaliteit)
Contactgegevens (adres, e-mail, telefoon)
Deelnamegegevens (startnummer, categorie, vereniging/team)
Wedstrijdgegevens (tijden, klassering, transpondergegevens)
Betaalinformatie (alleen status, geen financiële details)
Medische gegevens (alleen met expliciete toestemming)
Beeldmateriaal gekoppeld aan startnummer
3.3 De categorieën betrokkenen zijn:
Deelnemers aan evenementen
Vrijwilligers en officials
Contactpersonen van organisaties

4.1 Sportrent zal: a) Persoonsgegevens alleen verwerken conform de schriftelijke instructies van Opdrachtgever b) Geheimhouding waarborgen van alle personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens c) Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen d) Opdrachtgever bijstaan bij het voldoen aan AVG-verplichtingen e) Een register bijhouden van alle verwerkingsactiviteiten f) Geen persoonsgegevens doorgeven buiten de EER zonder passende waarborgen

6.1 Sportrent heeft het recht sub-verwerkers in te schakelen voor de uitvoering van de diensten.
6.2 Sportrent zal alleen sub-verwerkers inschakelen die:
Noodzakelijk zijn voor de dienstverlening
Voldoende garanties bieden voor passende beveiligingsmaatregelen
Een verwerkersovereenkomst hebben ondertekend met dezelfde waarborgen
6.3 Sportrent blijft volledig verantwoordelijk voor de naleving door sub-verwerkers.
6.4 Een actueel overzicht van sub-verwerkers is op verzoek beschikbaar. Belangrijke sub-verwerkers zijn onder andere:
Hosting providers (Nederland/EU)
E-mail dienstverleners (Nederland/EU)
Betaalplatformen (Nederland/EU)
Microsoft (internationale cloudservices)
RaceResult AG (timing software, Duitsland)

7.1 Sportrent verwerkt persoonsgegevens primair binnen Nederland en de EER.
7.2 Voor doorgifte buiten de EER (bijvoorbeeld bij gebruik van Microsoft diensten) zorgt Sportrent voor passende waarborgen conform de AVG, zoals:
EU-modelcontracten (Standard Contractual Clauses)
Adequaatheidsbesluiten
Andere door de AVG toegestane mechanismen

8.1 Sportrent verleent volledige medewerking aan het uitoefenen van rechten door betrokkenen, waaronder:
Inzage, rectificatie en verwijdering
Beperking van verwerking
Dataportabiliteit
Bezwaar
8.2 Verzoeken van betrokkenen worden onverwijld doorgestuurd naar Opdrachtgever.
8.3 Sportrent reageert alleen op verzoeken na instructie van Opdrachtgever.

9.1 Sportrent meldt een datalek zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, aan Opdrachtgever.
9.2 De melding bevat alle relevante informatie over:
Aard en omvang van het lek
Betrokken persoonsgegevens en betrokkenen
Getroffen en voorgestelde maatregelen
Contactgegevens voor follow-up
9.3 Sportrent documenteert alle incidenten en stelt deze documentatie beschikbaar aan Opdrachtgever.

10.1 De aansprakelijkheid van Sportrent is beperkt conform de hoofdovereenkomst en/of algemene voorwaarden.
10.2 Sportrent vrijwaart Opdrachtgever voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het niet-nakomen van deze verwerkersovereenkomst door Sportrent.
10.3 Opdrachtgever vrijwaart Sportrent voor aanspraken die voortvloeien uit instructies van Opdrachtgever die in strijd zijn met de AVG.

11.1 Deze verwerkersovereenkomst is van kracht zolang Sportrent persoonsgegevens verwerkt namens Opdrachtgever.
11.2 Bij beëindiging van de dienstverlening zal Sportrent:
Alle persoonsgegevens retourneren of vernietigen (ter keuze van Opdrachtgever)
Een verklaring van vernietiging verstrekken indien gewenst
11.3 Uitzondering historisch archief: Wedstrijduitslagen, tijden en klassementen mogen door Sportrent worden bewaard voor historische en statistische doeleinden, waarbij alleen naam, geboortedatum, woonplaats, evenement, tijd en klassering worden bewaard.

12.1 Sportrent kan deze verwerkersovereenkomst wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd.
12.2 Bij substantiële wijzigingen heeft Opdrachtgever het recht de overeenkomst te beëindigen.

13.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
13.2 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.
13.3 Als een bepaling nietig of vernietigbaar is, blijven overige bepalingen van kracht.
13.4 Deze verwerkersovereenkomst treedt in werking bij aanvang van de dienstverlening.

Voor vragen over deze verwerkersovereenkomst of de verwerking van persoonsgegevens:
Sportrent / Stichting 40Mijl E-mail: info@40mijl.nl Telefoon: 085-2016534 Adres: Sietse Veldstraweg 98, 9833PC Den Ham
Versie: 01-01-2024
Deze verwerkersovereenkomst is laatst bijgewerkt op 01-01-2024 en vervangt alle eerdere versies.